Jak przebiega kwaterowanie pracowników w delegacji?

Jak przebiega kwaterowanie pracowników w delegacji?

Podczas pracy, chyba każdy z nas spotkał się z pojęciem delegacji. Mówimy o niej, gdy przełożony jednorazowo nakaże nam zmienić czasowo stanowisko pracy i realizować działania poza biurem. W zależności od charakteru pracy klasyfikacja wyjazdów jako delegacja może się nieco różnić. W każdym przypadku jednak pracodawca ma pewne obowiązki wobec swojego personelu, a jednym z nich jest zapewnienie zakwaterowania. Na jakich zasadach się ono odbywa?

Kwaterowanie samodzielne czy pokoje od pracodawcy?

W przypadku wyjazdów delegacyjnych istnieją 2 możliwości rozwiązania kwestii pomieszczeń pracowniczych.(https://kwatery-pracownicze-pruszkow.pl/) W pierwszym przypadku, pracodawca sam wynajmuje kwatery i pokrywa koszty. Wówczas pracownikowi nie przysługują dodatkowe środki z tytułu noclegów i ma on zapewnione miejsce na czas wypoczynku.

Może być również tak, że to pracownik samodzielnie kwateruje się we wskazanym przez pracodawcę hotelu. Wówczas wszystkie koszty noclegów opłaca on z własnej kieszeni i na podstawie zebranych faktur oraz rachunków pracodawca zobowiązany jest do zwrotu należności po wyjeździe delegacyjnym. 

Czym charakteryzują się pokoje?

Wyjazd w delegację nie jest formą wypoczynku, lecz normalną pracą. Toteż kwatery pracownicze (https://kwatery-pracownicze-pruszkow.pl/) dostosowane są do tego, by przede wszystkim zapewnić lokatorom przytulne miejsce na wypoczynek po ciężkim dniu pracy.

Pomieszczenia muszą więc być komfortowe i schludnie przygotowane, zawierać praktyczne meble, akcesoria oraz wygodne łóżko do spania. Dobrze jest, gdy lokatorzy mają bezpośredni dostęp do aneksu kuchennego, w którym będą mogli przygotowywać posiłki po pracy, jeśli przełożony ich nie zapewni.

Pracownicy, którzy delegacje rozliczać będą na podstawie faktur i rachunków, powinni również uważać na to, z jakich usług korzystają. Aby otrzymać zwrot kosztów delegacji, przedsiębiorca musi uzasadnić w urzędzie skarbowym, że udokumentowane opłaty mogą zostać naliczone jako koszty pracy i miały związek bezpośrednio z działalnością firmy. Korzystanie dodatkowych usług hotelowych przez pracownika, może być w tym przypadku niewskazane – istnieje ryzyko, że poniesione opłaty nie zostaną zwrócone!

A co z dojazdem do hotelu?

Zgodnie z przepisami, osoby wyjeżdżające w delegację mogą skorzystać z kilku wariantów przejazdu:

  • dojechać na miejsce prywatnym pojazdem – pracownikowi przysługuje wtedy odpowiednia kwota naliczana na podstawie ilości przejechanych kilometrów. W przypadku samochodu z silnikiem o pojemności do 900 cm3 stawka wynosi 0,5214 zł, /km przy większych jednostkach napędowych –  0,8358 zł/km,
  • przejechać środkiem transportu publicznego uzgodnionym z pracodawcą – w takim przypadku pracownik sam kupuje bilety, a pieniądze przeznaczone na nie są później zwracane przez pracodawcę,
  • dojechać na miejsce transportem wynajętym przez przełożonego.

Warto przy tym podkreślić, że w każdym przypadku to pracodawca ustala sposób przejazdu i środek transportu. Samowolna zmiana tych ustaleń przez delegowaną osobę może spowodować brak zwrotu kosztów za przejazd.